一、項目管理軟件怎么用

企業(yè)借助項目管理軟件將混亂的管理得到控制。項目管理軟件本身也是較為復(fù)雜的工具，對于項目經(jīng)理來說，熟練掌握工程項目管理軟件是必須的?；A(chǔ)的是要會項目申請，項目立項、會建立活動、會提交工時表、懂需求變更，會利用工具做報表等等。

項目的實施過程是一個漫長的過程，這其中會遇到許多影響項目的因素，對于項目經(jīng)理來說，如何能及時發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整項目是非常重要的。這時需要項目經(jīng)理能夠根據(jù)項目管理軟件的數(shù)據(jù)反饋追蹤項目的進度，能夠發(fā)現(xiàn)具體問題所在，及時解決問題。

往往實際情況是多個項目同時執(zhí)行，這時需要項目經(jīng)理能夠使用項目管理軟件的多項目管理功能，對項目之間的資源進行調(diào)配，或者項目之間依賴關(guān)系的管理等等。

項目管理經(jīng)理熟練掌握工程項目管理軟件是必須的，可是只有連同項目管理軟件背后的管理原理一起掌握，才能夠用所學知識，解釋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所采用的相關(guān)理論，才能夠具備發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)存的關(guān)鍵問題。

會使用、會操作工程項目管理軟件只是基本的能力，這對于一般人來說都是非常簡單的。而真正掌握項目管理軟件核心的，會應(yīng)用項目管理軟件的人卻并不多。但恰恰只有會應(yīng)用項目管理軟件的人才能夠深刻理解并能夠融會貫通的掌握。

二、如何使用項目管理軟件有效管理項目人員

在建立項目時，項目管理技術(shù)和方法對于確保清晰和有重點非常重要。然而，項目核心人員的協(xié)作程度對于項目的整體成功影響最大。

以下是管理項目團隊的技巧，旨在提高團隊效率：

1、建立平衡的團隊

確定項目團隊成員既有正確的技術(shù)專長，又有廣泛的溝通和思維方式。

這種平衡可以通過潛在的項目團隊成員過去可能采取的問卷調(diào)查來確定。

2、確保項目目標清晰和“認同”

無論項目團隊成員的資歷或經(jīng)驗水平如何，每個人都需要完全清楚并致力于實現(xiàn)項目目標。

為團隊提供在項目早期向你公開或私下提出擔憂或問題的機會，這可以避免與承諾缺乏相關(guān)的負面影響。

任何負面行為都應(yīng)該立即被發(fā)現(xiàn)，確保問題能夠得到解決。讓您的團隊在項目規(guī)劃的早期階段就參與進來，這會有很大的幫助。

3、確保直線管理支持

當從不同部門選擇項目團隊成員時，獲得他們的直線經(jīng)理對項目的支持和承諾以及項目成員需要分配到項目會議、研究和商定行動的時間至關(guān)重要。

與直線經(jīng)理確認可能與團隊成員的工作或個人承諾發(fā)生沖突的領(lǐng)域或時間。

4、建立團隊代碼

在第一次項目團隊會議上，利用小組成員來確定將有助于項目團隊的行為。這可以簡單地通過在活動掛圖中捕捉“項目負責人的期望”和“每個團隊成員的期望”來實現(xiàn)。這些文件可以打印出來，分發(fā)給團隊，并在每次會議開始時作為提醒。

這些行為的變化都可以通過引用團隊代碼來進行建設(shè)性的挑戰(zhàn)。

5、認識團隊發(fā)展的階段

研究表明，所有團隊都要經(jīng)歷不同的發(fā)展階段才能達到最佳績效，無論每個團隊成員的技能和經(jīng)驗如何，每個新團隊的團隊動態(tài)都會有所不同。

你需要調(diào)整你的領(lǐng)導(dǎo)作風（從指示式方法到咨詢式方法），以適應(yīng)每個階段，確保你的團隊快速有效地通過前三個階段（形成、行動和規(guī)范），確保他們在盡可能快的時間內(nèi)達到最佳績效。

6、在關(guān)鍵會議中利用促進者

在關(guān)鍵階段（如想法產(chǎn)生或決策制定），中立的促進者幫助項目團隊開始或取得進展，這對項目團隊有極大的幫助。

或者，發(fā)展你在促進團隊方面的技能，以確保從項目團隊中獲得最好的結(jié)果。

7、使用所有內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)

與項目團隊一起，在項目早期就確定誰可以幫你實現(xiàn)項目目標，例如進行研究、查看最佳實踐、尋求意見和從過去的經(jīng)驗中學習。

在放眼外部之前，先放眼整個組織，因為可能會有其他人面臨類似的問題，或者想要聯(lián)合起來，因為他們想要解決項目目標。突然間，你的資源可能增加了。

8、與主要干系人溝通

在你確定誰可以幫助你的同時，考慮誰是這個項目的主要影響者，如項目發(fā)起人、項目所有人、關(guān)鍵干系人，并規(guī)劃你的溝通策略，確保你在整個項目中得到他們的全力承諾和支持。